Những kỹ thuật và mô hình đơn giản này có nhiều sức mạnh hơn biểu hiện ban đầu của nó. Trên thực tế, chúng tạo ra một phương pháp có tính hệ thống, giữ cho đầu óc bạn không bị nhiễu, đảm bảo bạn đạt hiệu quả và hiệu năng cao trong công việc. Bản thân nó đã là lý do để bạn tiếp tục thực hiện những bài luyện tập này.
Thậm chí các nguyên tắc nền tảng này còn có nhiều hàm ý lớn hơn ở nơi làm việc. Những điều được đề cập đến trong ba chương tiếp theo là sự tích lũy kinh nghiệm của cá nhân tôi trong hơn 20 năm qua về những ảnh hưởng tinh tế và sâu rộng hơn bắt nguồn từ việc thực hiện các nguyên tắc cơ bản này. Các kết quả lâu dài có thể ảnh hưởng tích cực tới cá nhân bạn và những tổ chức lớn hơn.
Khi những người mà bạn giao tiếp nhận ra rằng, bạn nhận, xử lý và tổ chức các trao đổi, thỏa thuận với họ rất kín đáo và không hề sai sót, họ sẽ đặc biệt tin tưởng bạn. Đó là sức mạnh của việc nắm bắt được nơi có thể để bất cứ thứ gì chưa hoàn thành và chưa xử lý trong cuộc sống của bạn. Nó nâng cao sức khỏe tinh thần rõ rệt, cũng như nâng cao chất lượng các mối quan hệ và giao tiếp của bạn cả về mặt cá nhân và công việc.
Lợi ích cá nhân
Cảm giác của bạn là gì khi trải qua toàn bộ hoạt động thu thập và tải thông tin? Hầu hết mọi người cảm thấy tồi tệ, chỉ có một số người cảm thấy thoải mái. Tại sao lại như vậy?
Giống như hầu hết mọi người, khi trải qua toàn bộ quá trình thu thập, có thể bạn cảm thấy hơi lo lắng. Những thuật ngữ như “quá tải”, “lo lắng”, “thất vọng”, “mệt mỏi” và “ghê tởm” xuất hiện khi tôi yêu cầu những người tham dự hội thảo mô tả cảm giác của họ khi trải qua một phiên bản của tiến trình này. Và có thứ gì bạn nghĩ là đã trì hoãn trong đống thông tin đó? Nếu có, thì bạn đã có một sai lầm liên quan tới sự trì hoãn đó – “Tôi có thể, đáng ra phải, phải (trước kia) làm điều này”.
Bạn có trải qua bất cứ cảm giác thoải mái, thư thái hay kiểm soát nào khi thực hành kỹ năng này không? Thực tế, hầu hết mọi người trả lời là có. Tại sao điều này diễn ra? Một trạng thái tình cảm hoàn toàn trái ngược xuất hiện gần như đồng thời – sự lo sợ và cảm giác thư thái, sự chôn vùi và kiểm soát. Điều gì đang xảy ra?
Khi bạn hiểu được nguồn gốc của các cảm giác tiêu cực với tất cả những thứ bạn phải xử lý, bạn sẽ phát hiện ra (như tôi đã từng phát hiện ra) cách thức rũ bỏ chúng. Và nếu bạn trải qua bất kỳ cảm giác tích cực nào từ việc thu thập tài liệu, bạn sẽ thật sự bắt đầu tiến trình loại bỏ những thứ tiêu cực.
Nguồn gốc của những cảm giác tiêu cực
Những cảm-giác-không-tốt bắt nguồn từ đâu? Có phải vì có quá nhiều việc phải làm không? Không, luôn luôn có nhiều việc phải làm. Nếu bạn cảm thấy căng thẳng chỉ vì có nhiều thứ phải làm hơn khả năng bạn có thể làm, bạn sẽ không bao giờ rũ bỏ được cảm giác đó. Nguồn gốc của cảm giác tiêu cực không phải là vì có quá nhiều việc phải làm. Nó xuất phát từ một khía cạnh khác.
Bạn cảm thấy như thế nào khi có một người phá vỡ thỏa thuận với mình? Họ nói sẽ gặp bạn lúc 4 giờ chiều thứ năm nhưng lại không đến hoặc gọi điện báo? Bạn cảm thấy như thế nào? Chắc chắn là khó chịu. Cái giá mà mọi người phải trả khi phá vỡ một thỏa thuận là phá vỡ niềm tin trong mối quan hệ − một hậu quả tiêu cực.
Nhưng tất cả những thứ trong giỏ thông tin đầu vào của bạn là gì? thỏa thuận mà bạn tự cam kết với chính mình. Cảm giác tiêu cực của bạn đơn giản là kết quả của việc phá vỡ các cam kết, là biểu hiện của việc mất niềm tin vào chính mình. Nếu bạn tự cam kết với bản thân là vạch ra một kế hoạch chiến lược và rồi không làm điều đó, bạn sẽ cảm thấy áy náy. Tự hứa với bản thân là phải có tổ chức và khi không làm được điều đó, bạn sẽ mắc sai lầm và cảm thấy thất vọng. Tự hứa là sẽ dành nhiều thời gian hơn với con cái và khi không làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy bất an.
Làm thế nào để không phá vỡ các cam kết với chính mình?
Nếu cảm giác tiêu cực xuất phát từ các cam kết bị phá vỡ, bạn có ba phương án để đối phó với chúng và xóa bỏ dần những hậu quả tiêu cực:
• Không đưa ra các cam kết
• Hoàn thành các cam kết
• Thương thuyết lại các cam kết
Cả ba cách này đều có thể loại bỏ những cảm giác khó chịu.
Không đưa ra các cam kết
Bạn sẽ có cảm giác tốt khi lấy ra một nhóm tài liệu cũ và quyết định không làm gì cả, chỉ đơn giản là ném chúng vào thùng rác. Một cách để xử lý những việc chưa hoàn thành là hãy nói “không”!
Bạn có thể vui vẻ hơn nếu hạ thấp tiêu chuẩn của mình xuống. Nếu bạn không quan tâm quá nhiều đến những thứ xuất hiện ở một mức độ nào đó − vai trò phụ huynh, hệ thống trường học, tinh thần đồng đội, mật mã phần mềm − bạn sẽ có ít việc phải làm hơn .
Tôi nghi ngờ việc bạn sẽ hạ mức tiêu chuẩn của mình xuống. Nhưng một khi bạn thật sự hiểu được điều đó nghĩa là gì, có thể bạn sẽ ít cam kết hơn. Tôi cũng đã làm như thế. Tôi đã từng đưa ra rất nhiều cam kết để giành lấy sự ủng hộ của mọi người. Khi tôi nhận ra cái giá phải trả vì đã không thực hiện được những cam kết này, tôi trở nên tỉnh táo hơn nhiều đối với các cam kết đã đưa ra. Một giám đốc điều hành hãng bảo hiểm mà tôi làm việc cùng mô tả lợi ích chủ yếu ông có được từ việc thực hiện hệ thống này là: “Trước đây tôi chỉ có thể nói với mọi người ‘được rồi, chắc chắn tôi sẽ làm điều đó’ bởi vì tôi không biết chắc chắn mình phải làm gì. Bây giờ, vì đã giải quyết hết đống tồn đọng đó và để duy trì tính thống nhất, tôi phải nói ‘không, xin lỗi tôi không thể làm điều đó’. Điều kỳ diệu là thay vì thất vọng với sự từ chối, mọi người bị ấn tượng bởi nguyên tắc của tôi!”.
Một khách hàng khác của tôi, một doanh nhân trong ngành đào tạo cá nhân, nói với tôi rằng, việc duy trì kiểm kê công việc đã loại bỏ nhiều lo lắng và căng thẳng trong cuộc sống của ông. Quy tắc đưa mọi thứ cần quan tâm vào giỏ thông tin đầu vào khiến ông phải xem xét lại đâu là thứ mình thật sự muốn làm bất cứ điều gì về nó. Nếu chưa sẵn sàng cho mẩu ghi chú đó vào trong giỏ thông tin đầu vào, ông chỉ việc bỏ qua nó.
Ra khỏi cảm giác căng thẳng vì phải thực hiện là đi vào cảm giác bình an vì đã hoàn thành.
--Julia Louis Woodruff
Tôi đã xem xét suy nghĩ chín chắn đó. Một điều tốt đẹp nhất trong phương pháp này là khi bạn thật sự chịu trách nhiệm nắm bắt và theo dõi những suy nghĩ của mình, bạn sẽ xem xét cẩn thận việc đưa ra các cam kết bên trong mà bạn không cần hoặc không muốn tạo ra. Không nhận ra tất cả những gì phải làm giống như việc bạn có một tấm thẻ tín dụng nhưng lại không biết số tiền có trong đó hay thời hạn của nó − việc không có trách nhiệm dễ hơn nhiều.
Hoàn thành một cam kết
Dĩ nhiên, một cách khác để loại bỏ các cảm giác tiêu cực về những thứ bạn có là hãy hoàn thành chúng và có thể đánh dấu chúng là những việc đã được thực hiện. Bạn thật sự thích làm việc miễn là bạn có cảm giác đã hoàn thành cái gì đó. Nếu bạn vừa mới hoàn thành một hành động
nhiều-hơn-hai-phút khi chúng xuất hiện trong cuộc sống của bạn, tôi chắc chắn rằng bạn có thể có được minh chứng về lợi ích tâm lý. Hầu hết các khách hàng của tôi đều cảm thấy tuyệt vời sau khi chỉ mất khoảng hai tiếng xử lý các hồ sơ của mình.
Một kỳ nghỉ cuối tuần tốt đẹp hơn của bạn có thể được sử dụng để hoàn thành rất nhiều việc lặt vặt và những nhiệm vụ đã tích tụ lại. Khi nắm bắt được tất cả những nút thòng lọng để mở, dù nhỏ hay lớn, và nhìn thấy chúng trong danh sách trước mặt, một phần nào đó trong bạn sẽ có cảm hứng giải quyết chúng thật nhanh để đưa ra khỏi danh sách.
Tất cả chúng ta đều khao khát chiến thắng. Thật tuyệt khi thỏa mãn khao khát đó bằng cách chọn cho mình những nhiệm vụ khả thi có thể bắt đầu và kết thúc dễ dàng.
Bạn đã bao giờ kết thúc một công việc mà nó không xuất phát từ một danh sách của bạn, và rồi bạn viết nó vào danh sách và kiểm tra nó hay chưa? Khi đó bạn sẽ hiểu ý của tôi.
Tuy nhiên, còn có một vấn đề khác nữa. Bạn sẽ có cảm giác thế nào nếu danh sách của bạn, cả đống công việc được thực hiện hết và thành công? Bạn có thể rất hứng khởi và sáng tạo. Trong vòng ba ngày, hãy thử tưởng tượng xem tôi có cái gì? Tất nhiên, một danh sách khác, thậm chí có thể là một danh sách lớn hơn! Bạn có thể cảm thấy hài lòng vì đã hoàn thành tất cả công việc và bạn muốn thực hiện những gì to lớn hơn, tham vọng hơn.
Không chỉ có vậy, bạn nghĩ sếp sẽ làm gì sau khi nhận ra khả năng và năng suất hiệu quả mà bạn đang thể hiện? Chắc chắn là sếp sẽ giao cho bạn nhiều việc hơn để làm! Đó là tình thế tiến thoái lưỡng nan trong quá trình phát triển sự nghiệp: bạn đã đạt được kết quả tốt hơn thì bạn càng nên đạt được kết quả tốt hơn nữa.
Chính sự bỏ qua đã mở ra con đường duy nhất để nghĩ sáng tạo về tương lai.
-- Đức Cha Desmond Wilson
Vì bạn sẽ không làm giảm đáng kể tiêu chuẩn của mình hay chấm dứt việc tạo ra nhiều công việc để làm, tốt nhất bạn nên thoải mái với lựa chọn thứ ba được trình bày dưới đây nếu không muốn bị căng thẳng.
Thương thuyết lại các cam kết
Giả sử tôi nói sẽ gặp bạn vào lúc 4 giờ chiều thứ năm nhưng sau khi hẹn, hoàn cảnh của tôi đã thay đổi. Bây giờ, với những ưu tiên mới của mình, tôi quyết định sẽ không gặp bạn vào thời gian đó nữa. Nhưng thay vì không đến, điều tôi nên làm để giữ mối quan hệ bền chặt là gì? Gọi điện và thay đổi lịch hẹn. Việc thương thuyết lại các thỏa thuận không phải là phá vỡ chúng.
Vậy bạn đã hiểu tại sao việc loại bỏ tất cả công việc ra khỏi đầu và tầm mắt khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn chưa? Bởi vì bạn tự động thương thuyết lại những cam kết với bản thân khi xem xét chúng, nghĩ đến chúng, và/hoặc hành động với chúng trong giây phút đó và nói rằng: “Không, không phải bây giờ”. Đây là vấn đề: không thể thương thuyết lại cam kết với bản thân nếu bạn không nhớ mình đã cam kết.
Thực tế, việc bạn không thể nhớ một thỏa thuận đã cam kết với chính mình không có nghĩa là bạn không có trách nhiệm với cam kết đó. Hãy hỏi bất cứ nhà tâm lý học nào về phần trí óc mà bạn đang lưu trữ danh sách bạn cho vào đó có bao nhiêu cảm giác về quá khứ và tương lai: câu trả lời là số 0. Ở đó, tất cả đều ở thời hiện tại. Điều đó có nghĩa là ngay sau khi bạn tự nhủ rằng mình phải làm điều gì đó, một phần trong con người bạn nói rằng bạn cần phải làm điều đó mọi lúc. Nó cũng có nghĩa là, ngay sau khi bạn giao cho mình hai việc để làm và sắp xếp chúng trong tâm trí, bạn đã tự động tạo ra một căng thẳng tức thì và thất bại vì bạn không thể làm cả hai việc cùng một lúc.
Giống hầu hết mọi người, bạn có thể có một khu vực lưu trữ ở nhà − có thể là gara – mà trước đó một thời gian (có thể là sáu năm) bạn đã tự nhủ phải dọn rửa và sắp xếp nó. Nếu đúng như vậy, sẽ có phần trong con người bạn luôn nghĩ rằng không nên dọn rửa gara 24 tiếng một ngày trong vòng sáu năm qua. Không lấy làm lạ khi mọi người lại quá mệt mỏi. Bạn đã nghe thấy giọng nói nhỏ trong trung tâm não bộ của bạn khi đi ngang qua gara chưa? “Tại sao chúng ta lại đi qua gara?” “Có phải chúng ta dự định rửa sạch nó không?” Vì không thể chịu đựng được phần cằn nhằn r*n r* đó nên thậm chí bạn không bao giờ vào gara đó nữa nếu có thể. Nếu bạn muốn cái giọng đó im đi, bạn có ba sự lựa chọn để giải quyết các cam kết với bản thân:
1. Giảm tiêu chuẩn về gara của bạn: “Vì tôi có cái gara dở ẹc… nên ai thèm quan tâm cơ chứ?”.
2. Giữ cam kết − lau rửa gara.
3. Ít nhất là đặt việc “dọn rửa gara” vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”. Sau đó khi bạn xem xét lại danh sách này hàng tuần và tìm thấy mục đó, bạn có thể nói với bản thân là: “Không phải tuần này”. Lần sau, khi đi qua gara, bạn sẽ không nghe thấy tiếng nói từ bên trong nữa, ngoài câu: “À, không phải là tuần này”.
Tôi khá trung thực về vấn đề này. Có vẻ như có một phần trong bạn không biết được sự khác biệt giữa một cam kết lau dọn gara và một cam kết mua một công ty. Nếu có, chúng đều chỉ là những cam kết − được thực hiện hay bị xóa bỏ. Nếu bạn đang giữ một cái gì đó trong tâm trí, và nếu bạn không hành động với nó trong thời gian này thì nó sẽ là một thỏa thuận bị phá vỡ.
Sự chuyển hướng hoàn toàn việc quản lý thời gian theo kiểu truyền thống
Phương pháp này khác biệt rõ ràng so với việc quản lý thời gian theo kiểu truyền thống. Hầu hết những mô hình này cho bạn cảm giác rằng, điều bạn tự cam kết sẽ thực hiện không quan trọng thì cũng không quan trọng đến mức phải theo dõi, quản lý hoặc xử lý. Nhưng theo quan điểm của tôi, điều đó không chính xác, ít nhất là dưới dạng phần ít-ý- thức-hơn trong chúng ta hoạt động như thế nào. Nó là cách trí óc chúng ta hoạt động có nhận thức như thế nào để đưa ra các cam kết. Điều đó có nghĩa là nó cần được nắm bắt, xác định rõ và xem xét lại thường xuyên dưới dạng nhận thức đầy đủ để bạn có thể đưa nó trở về chỗ của nó trong lĩnh vực tự quản lý của bạn. Nếu điều đó không xảy ra thì nó sẽ tốn nhiều năng lượng tinh thần hơn là nó xứng đáng được.
Thu thập bao nhiêu là đủ?
Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn nếu thu thập bất cứ cái gì mình chưa từng thu thập. Khi bạn tự nhủ: “Ồ, lần sau, mình cần mua một ít bơ khi đến cửa hàng”, bạn viết vào danh sách mua hàng và cảm thấy tốt hơn. Khi bạn nhớ ra: “Tôi cần phải gọi điện cho ngân hàng hỏi về quỹ ủy thác”, bạn viết nó ra một nơi mà bạn biết là sẽ nhìn thấy nó khi ở bên cạnh điện thoại và cảm thấy ổn hơn. Nhưng sẽ có một sự khác biệt rất lớn khi bạn biết mình có tất cả thứ đó.
Khi nào bạn sẽ biết mình có bao nhiêu thứ còn lại trong đầu để thu thập? Chỉ khi nào không còn gì ở trong đầu bạn. Nếu một phần nào đó trong bạn nhận thức, dù chỉ mơ hồ rằng, bạn không hề có nó một chút nào, bạn không thể thật sự biết được mình đã thu thập được bao nhiêu phần trăm. Làm sao bạn biết được khi không có gì trong đầu? Khi không có việc gì khác xuất hiện như là phương tiện nhắc việc trong đầu.
Điều này không có nghĩa là đầu óc bạn sẽ trống rỗng. Nếu bạn tỉnh táo, trí óc bạn sẽ luôn tập trung vào một cái gì đó. Nhưng nếu nó chỉ tập trung vào một thứ một lúc mà không bị sao nhãng, bạn sẽ ở trong “khu vực” của bạn.
Theo tôi, bạn nên suy nghĩ về sự việc thay vì nghĩ đến nó. Bạn muốn tăng giá trị khi nghĩ về những dự án và con người, chứ không chỉ đơn giản nhắc nhở bản thân là chúng tồn tại. Để thật sự nhận ra vị trí hữu ích đó, bạn cần phải nắm bắt nó toàn bộ. Bạn cần có sự tập trung và thay đổi thói quen để biết cách nhận ra và tải về thậm chí là những cảm kết nhỏ nhất với bản thân khi chúng được tạo ra trong trí óc bạn. Thực hiện tiến trình xử lý đầy đủ như bạn có thể và sau đó phối hợp với hành vi nắm bắt những thông tin mới khi chúng xuất hiện sẽ tạo ra sức mạnh và có hiệu quả.
Khi các mối quan hệ và tổ chức có thói quen thu thập
Điều gì xảy ra nếu những người trong một nhóm − trong một cuộc hôn nhân, một phòng ban, một tập thể, một gia đình, một công ty − có thể được tin là không bỏ sót bất cứ việc gì? Nói một cách thẳng thắn, một khi bạn đạt được điều đó, bạn sẽ khó nghĩ liệu mọi người có đánh rơi bóng nữa không − sẽ có nhiều thứ lớn hơn đòi hỏi sự chú ý của bạn.
Nhưng nếu sự chênh lệch về giao tiếp vẫn là một vấn đề, có khả năng có sự thất vọng và lo lắng về khía cạnh văn hóa. Hầu hết mọi người không có người trông trẻ thường xuyên và có sẵn, mọi thứ có thể biến mất trong hệ thống và sau đó bùng nổ bất cứ lúc nào. Họ không nhận ra là mình đang cảm nhận điều này vì họ ở trong tình trạng này quá thường xuyên đến mức cho rằng nó giống như là một quy luật không đổi (ví dụ như trọng lực). Nó không nhất thiết phải diễn ra như vậy.
Tôi đã nhận ra điều này trong nhiều năm. Khi một ghi chú bị quẳng vào giỏ thông tin của một người nào đó và không được xử lý, hay khi người đó gật đầu: “Vâng, tôi sẽ làm” trong một cuộc nói chuyện nhưng lại không viết ra nó thì tiếng chuông “ừ-ồ” của tôi vang lên. Đây là một hành vi không thể chấp nhận được trong thế giới của tôi. Có nhiều thứ lớn để làm hơn là lo lắng về sự rò rỉ trong hệ thống.
Tôi cần phải tin tưởng rằng, bất cứ yêu cầu hay thông tin liên quan nào mà tôi để trong hộp thư thoại, email, cuộc nói chuyện hay trong một ghi chú sẽ được đưa vào hệ thống của một người khác, sẽ được xử lý, sắp xếp và nhanh chóng sẵn sàng để xem xét như một sự lựa chọn hành động. Nếu như người nhận đang quản lý hộp thư thoại mà không phải là email hay thư giấy, thì tôi cũng chỉ được dùng duy nhất phương tiện mà người đó tin tưởng. Đó là một hành vi không thể chấp nhận được trong bất cứ một tổ chức nào quan tâm đến việc xem xét khả năng xảy ra sự việc với nỗ lực thấp nhất.
Khi thay đổi là cần thiết, các sáng kiến cho sự thay đổi đó phải được tin là sẽ được giải quyết phù hợp. Bất cứ hệ thống còn nguyên vẹn nào rốt cuộc cũng chỉ tốt như là mối liên kết yếu nhất của nó và “gót chân Asin” thường là sự phản ứng chậm chạp của một nhân vật chủ chốt đối với giao tiếp trong hệ thống.
Tôi nhận ra điều này khi quan sát những tổ chức không có giỏ thông tin hoặc giỏ thông tin không tồn tại, đầy tràn và rõ ràng là còn lâu mới được xử lý. Những hệ thống như thế thường phải chịu nhiều sự gián đoạn trầm trọng bởi chúng không tin tưởng vào việc đưa giao tiếp vào hệ thống.
Mọi người thường phàn nàn khi tôi nói, vợ chồng tôi cho các thứ vào giỏ thông tin của nhau ngay cả khi chúng tôi ngồi cách nhau mấy bước chân. Họ cho rằng điều đó có vẻ “lạnh nhạt và máy móc”. Ngoài việc đó là một hành động thể hiện lịch sự, không làm phiền người khác đang làm việc, điều này thật sự nuôi dưỡng sự tự do và ấm cúng giữa chúng tôi, bởi vì những thứ đang được máy móc xử lý trong hệ thống đã thay thế cho sự trói buộc mối quan tâm của chúng tôi vào mối quan hệ.
Thật đáng tiếc, bạn không thể tạo ra luật cho hệ thống cá nhân. Mỗi người phải có một cách riêng khi xử lý công việc của mình. Tuy nhiên, bạn có thể khiến mọi người phải có trách nhiệm đối với kết quả đầu ra và đối với việc theo dõi, quản lý mọi thứ xuất hiện trên con đường của họ. Và bạn có thể cho họ thông tin trong cuốn sách này. Sau đó, ít nhất là họ sẽ không có lý do gì để mọi việc lọt qua khe hở.
Điều này không có nghĩa là mọi người phải làm mọi việc. Tôi hy vọng là mình đã mô tả cách thức liên quan đến thế giới với nền tảng tri thức tương đối mới của chúng ta và nó tạo ra cho mọi người nhiều việc để làm hơn là có thể làm. Vấn đề quan trọng nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho một quá trình thương thuyết lại bền vững với tất cả những người tham gia để họ cảm thấy thoải mái về những việc mình không làm. Đó thật sự là công việc tri thức ở một cấp độ phức tạp hơn. Nhưng, hãy nhớ rằng bạn không thể thương thuyết lại một cam kết với bản thân mà lại không nhớ rằng mình đã cam kết. Và chắc chắn bạn không thể thương thuyết lại các cam kết với người khác nếu bạn không theo dõi.
Khi những nhóm người biểu quyết 100% tiêu chuẩn thu thập thông tin, họ có một con tàu căng buồm ra khơi. Điều đó không có nghĩa là họ đang lái con tàu đi đúng hướng hay đang ở trên một con tàu phù hợp, mà chỉ có nghĩa là con tàu đó đang đi theo hướng mà nó đang chuyển động, là điều nó đang làm với hiệu quả năng lượng cao nhất có thể.
Thậm chí các nguyên tắc nền tảng này còn có nhiều hàm ý lớn hơn ở nơi làm việc. Những điều được đề cập đến trong ba chương tiếp theo là sự tích lũy kinh nghiệm của cá nhân tôi trong hơn 20 năm qua về những ảnh hưởng tinh tế và sâu rộng hơn bắt nguồn từ việc thực hiện các nguyên tắc cơ bản này. Các kết quả lâu dài có thể ảnh hưởng tích cực tới cá nhân bạn và những tổ chức lớn hơn.
Khi những người mà bạn giao tiếp nhận ra rằng, bạn nhận, xử lý và tổ chức các trao đổi, thỏa thuận với họ rất kín đáo và không hề sai sót, họ sẽ đặc biệt tin tưởng bạn. Đó là sức mạnh của việc nắm bắt được nơi có thể để bất cứ thứ gì chưa hoàn thành và chưa xử lý trong cuộc sống của bạn. Nó nâng cao sức khỏe tinh thần rõ rệt, cũng như nâng cao chất lượng các mối quan hệ và giao tiếp của bạn cả về mặt cá nhân và công việc.
Lợi ích cá nhân
Cảm giác của bạn là gì khi trải qua toàn bộ hoạt động thu thập và tải thông tin? Hầu hết mọi người cảm thấy tồi tệ, chỉ có một số người cảm thấy thoải mái. Tại sao lại như vậy?
Giống như hầu hết mọi người, khi trải qua toàn bộ quá trình thu thập, có thể bạn cảm thấy hơi lo lắng. Những thuật ngữ như “quá tải”, “lo lắng”, “thất vọng”, “mệt mỏi” và “ghê tởm” xuất hiện khi tôi yêu cầu những người tham dự hội thảo mô tả cảm giác của họ khi trải qua một phiên bản của tiến trình này. Và có thứ gì bạn nghĩ là đã trì hoãn trong đống thông tin đó? Nếu có, thì bạn đã có một sai lầm liên quan tới sự trì hoãn đó – “Tôi có thể, đáng ra phải, phải (trước kia) làm điều này”.
Bạn có trải qua bất cứ cảm giác thoải mái, thư thái hay kiểm soát nào khi thực hành kỹ năng này không? Thực tế, hầu hết mọi người trả lời là có. Tại sao điều này diễn ra? Một trạng thái tình cảm hoàn toàn trái ngược xuất hiện gần như đồng thời – sự lo sợ và cảm giác thư thái, sự chôn vùi và kiểm soát. Điều gì đang xảy ra?
Khi bạn hiểu được nguồn gốc của các cảm giác tiêu cực với tất cả những thứ bạn phải xử lý, bạn sẽ phát hiện ra (như tôi đã từng phát hiện ra) cách thức rũ bỏ chúng. Và nếu bạn trải qua bất kỳ cảm giác tích cực nào từ việc thu thập tài liệu, bạn sẽ thật sự bắt đầu tiến trình loại bỏ những thứ tiêu cực.
Nguồn gốc của những cảm giác tiêu cực
Những cảm-giác-không-tốt bắt nguồn từ đâu? Có phải vì có quá nhiều việc phải làm không? Không, luôn luôn có nhiều việc phải làm. Nếu bạn cảm thấy căng thẳng chỉ vì có nhiều thứ phải làm hơn khả năng bạn có thể làm, bạn sẽ không bao giờ rũ bỏ được cảm giác đó. Nguồn gốc của cảm giác tiêu cực không phải là vì có quá nhiều việc phải làm. Nó xuất phát từ một khía cạnh khác.
Bạn cảm thấy như thế nào khi có một người phá vỡ thỏa thuận với mình? Họ nói sẽ gặp bạn lúc 4 giờ chiều thứ năm nhưng lại không đến hoặc gọi điện báo? Bạn cảm thấy như thế nào? Chắc chắn là khó chịu. Cái giá mà mọi người phải trả khi phá vỡ một thỏa thuận là phá vỡ niềm tin trong mối quan hệ − một hậu quả tiêu cực.
Nhưng tất cả những thứ trong giỏ thông tin đầu vào của bạn là gì? thỏa thuận mà bạn tự cam kết với chính mình. Cảm giác tiêu cực của bạn đơn giản là kết quả của việc phá vỡ các cam kết, là biểu hiện của việc mất niềm tin vào chính mình. Nếu bạn tự cam kết với bản thân là vạch ra một kế hoạch chiến lược và rồi không làm điều đó, bạn sẽ cảm thấy áy náy. Tự hứa với bản thân là phải có tổ chức và khi không làm được điều đó, bạn sẽ mắc sai lầm và cảm thấy thất vọng. Tự hứa là sẽ dành nhiều thời gian hơn với con cái và khi không làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy bất an.
Làm thế nào để không phá vỡ các cam kết với chính mình?
Nếu cảm giác tiêu cực xuất phát từ các cam kết bị phá vỡ, bạn có ba phương án để đối phó với chúng và xóa bỏ dần những hậu quả tiêu cực:
• Không đưa ra các cam kết
• Hoàn thành các cam kết
• Thương thuyết lại các cam kết
Cả ba cách này đều có thể loại bỏ những cảm giác khó chịu.
Không đưa ra các cam kết
Bạn sẽ có cảm giác tốt khi lấy ra một nhóm tài liệu cũ và quyết định không làm gì cả, chỉ đơn giản là ném chúng vào thùng rác. Một cách để xử lý những việc chưa hoàn thành là hãy nói “không”!
Bạn có thể vui vẻ hơn nếu hạ thấp tiêu chuẩn của mình xuống. Nếu bạn không quan tâm quá nhiều đến những thứ xuất hiện ở một mức độ nào đó − vai trò phụ huynh, hệ thống trường học, tinh thần đồng đội, mật mã phần mềm − bạn sẽ có ít việc phải làm hơn .
Tôi nghi ngờ việc bạn sẽ hạ mức tiêu chuẩn của mình xuống. Nhưng một khi bạn thật sự hiểu được điều đó nghĩa là gì, có thể bạn sẽ ít cam kết hơn. Tôi cũng đã làm như thế. Tôi đã từng đưa ra rất nhiều cam kết để giành lấy sự ủng hộ của mọi người. Khi tôi nhận ra cái giá phải trả vì đã không thực hiện được những cam kết này, tôi trở nên tỉnh táo hơn nhiều đối với các cam kết đã đưa ra. Một giám đốc điều hành hãng bảo hiểm mà tôi làm việc cùng mô tả lợi ích chủ yếu ông có được từ việc thực hiện hệ thống này là: “Trước đây tôi chỉ có thể nói với mọi người ‘được rồi, chắc chắn tôi sẽ làm điều đó’ bởi vì tôi không biết chắc chắn mình phải làm gì. Bây giờ, vì đã giải quyết hết đống tồn đọng đó và để duy trì tính thống nhất, tôi phải nói ‘không, xin lỗi tôi không thể làm điều đó’. Điều kỳ diệu là thay vì thất vọng với sự từ chối, mọi người bị ấn tượng bởi nguyên tắc của tôi!”.
Một khách hàng khác của tôi, một doanh nhân trong ngành đào tạo cá nhân, nói với tôi rằng, việc duy trì kiểm kê công việc đã loại bỏ nhiều lo lắng và căng thẳng trong cuộc sống của ông. Quy tắc đưa mọi thứ cần quan tâm vào giỏ thông tin đầu vào khiến ông phải xem xét lại đâu là thứ mình thật sự muốn làm bất cứ điều gì về nó. Nếu chưa sẵn sàng cho mẩu ghi chú đó vào trong giỏ thông tin đầu vào, ông chỉ việc bỏ qua nó.
Ra khỏi cảm giác căng thẳng vì phải thực hiện là đi vào cảm giác bình an vì đã hoàn thành.
--Julia Louis Woodruff
Tôi đã xem xét suy nghĩ chín chắn đó. Một điều tốt đẹp nhất trong phương pháp này là khi bạn thật sự chịu trách nhiệm nắm bắt và theo dõi những suy nghĩ của mình, bạn sẽ xem xét cẩn thận việc đưa ra các cam kết bên trong mà bạn không cần hoặc không muốn tạo ra. Không nhận ra tất cả những gì phải làm giống như việc bạn có một tấm thẻ tín dụng nhưng lại không biết số tiền có trong đó hay thời hạn của nó − việc không có trách nhiệm dễ hơn nhiều.
Hoàn thành một cam kết
Dĩ nhiên, một cách khác để loại bỏ các cảm giác tiêu cực về những thứ bạn có là hãy hoàn thành chúng và có thể đánh dấu chúng là những việc đã được thực hiện. Bạn thật sự thích làm việc miễn là bạn có cảm giác đã hoàn thành cái gì đó. Nếu bạn vừa mới hoàn thành một hành động
nhiều-hơn-hai-phút khi chúng xuất hiện trong cuộc sống của bạn, tôi chắc chắn rằng bạn có thể có được minh chứng về lợi ích tâm lý. Hầu hết các khách hàng của tôi đều cảm thấy tuyệt vời sau khi chỉ mất khoảng hai tiếng xử lý các hồ sơ của mình.
Một kỳ nghỉ cuối tuần tốt đẹp hơn của bạn có thể được sử dụng để hoàn thành rất nhiều việc lặt vặt và những nhiệm vụ đã tích tụ lại. Khi nắm bắt được tất cả những nút thòng lọng để mở, dù nhỏ hay lớn, và nhìn thấy chúng trong danh sách trước mặt, một phần nào đó trong bạn sẽ có cảm hứng giải quyết chúng thật nhanh để đưa ra khỏi danh sách.
Tất cả chúng ta đều khao khát chiến thắng. Thật tuyệt khi thỏa mãn khao khát đó bằng cách chọn cho mình những nhiệm vụ khả thi có thể bắt đầu và kết thúc dễ dàng.
Bạn đã bao giờ kết thúc một công việc mà nó không xuất phát từ một danh sách của bạn, và rồi bạn viết nó vào danh sách và kiểm tra nó hay chưa? Khi đó bạn sẽ hiểu ý của tôi.
Tuy nhiên, còn có một vấn đề khác nữa. Bạn sẽ có cảm giác thế nào nếu danh sách của bạn, cả đống công việc được thực hiện hết và thành công? Bạn có thể rất hứng khởi và sáng tạo. Trong vòng ba ngày, hãy thử tưởng tượng xem tôi có cái gì? Tất nhiên, một danh sách khác, thậm chí có thể là một danh sách lớn hơn! Bạn có thể cảm thấy hài lòng vì đã hoàn thành tất cả công việc và bạn muốn thực hiện những gì to lớn hơn, tham vọng hơn.
Không chỉ có vậy, bạn nghĩ sếp sẽ làm gì sau khi nhận ra khả năng và năng suất hiệu quả mà bạn đang thể hiện? Chắc chắn là sếp sẽ giao cho bạn nhiều việc hơn để làm! Đó là tình thế tiến thoái lưỡng nan trong quá trình phát triển sự nghiệp: bạn đã đạt được kết quả tốt hơn thì bạn càng nên đạt được kết quả tốt hơn nữa.
Chính sự bỏ qua đã mở ra con đường duy nhất để nghĩ sáng tạo về tương lai.
-- Đức Cha Desmond Wilson
Vì bạn sẽ không làm giảm đáng kể tiêu chuẩn của mình hay chấm dứt việc tạo ra nhiều công việc để làm, tốt nhất bạn nên thoải mái với lựa chọn thứ ba được trình bày dưới đây nếu không muốn bị căng thẳng.
Thương thuyết lại các cam kết
Giả sử tôi nói sẽ gặp bạn vào lúc 4 giờ chiều thứ năm nhưng sau khi hẹn, hoàn cảnh của tôi đã thay đổi. Bây giờ, với những ưu tiên mới của mình, tôi quyết định sẽ không gặp bạn vào thời gian đó nữa. Nhưng thay vì không đến, điều tôi nên làm để giữ mối quan hệ bền chặt là gì? Gọi điện và thay đổi lịch hẹn. Việc thương thuyết lại các thỏa thuận không phải là phá vỡ chúng.
Vậy bạn đã hiểu tại sao việc loại bỏ tất cả công việc ra khỏi đầu và tầm mắt khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn chưa? Bởi vì bạn tự động thương thuyết lại những cam kết với bản thân khi xem xét chúng, nghĩ đến chúng, và/hoặc hành động với chúng trong giây phút đó và nói rằng: “Không, không phải bây giờ”. Đây là vấn đề: không thể thương thuyết lại cam kết với bản thân nếu bạn không nhớ mình đã cam kết.
Thực tế, việc bạn không thể nhớ một thỏa thuận đã cam kết với chính mình không có nghĩa là bạn không có trách nhiệm với cam kết đó. Hãy hỏi bất cứ nhà tâm lý học nào về phần trí óc mà bạn đang lưu trữ danh sách bạn cho vào đó có bao nhiêu cảm giác về quá khứ và tương lai: câu trả lời là số 0. Ở đó, tất cả đều ở thời hiện tại. Điều đó có nghĩa là ngay sau khi bạn tự nhủ rằng mình phải làm điều gì đó, một phần trong con người bạn nói rằng bạn cần phải làm điều đó mọi lúc. Nó cũng có nghĩa là, ngay sau khi bạn giao cho mình hai việc để làm và sắp xếp chúng trong tâm trí, bạn đã tự động tạo ra một căng thẳng tức thì và thất bại vì bạn không thể làm cả hai việc cùng một lúc.
Giống hầu hết mọi người, bạn có thể có một khu vực lưu trữ ở nhà − có thể là gara – mà trước đó một thời gian (có thể là sáu năm) bạn đã tự nhủ phải dọn rửa và sắp xếp nó. Nếu đúng như vậy, sẽ có phần trong con người bạn luôn nghĩ rằng không nên dọn rửa gara 24 tiếng một ngày trong vòng sáu năm qua. Không lấy làm lạ khi mọi người lại quá mệt mỏi. Bạn đã nghe thấy giọng nói nhỏ trong trung tâm não bộ của bạn khi đi ngang qua gara chưa? “Tại sao chúng ta lại đi qua gara?” “Có phải chúng ta dự định rửa sạch nó không?” Vì không thể chịu đựng được phần cằn nhằn r*n r* đó nên thậm chí bạn không bao giờ vào gara đó nữa nếu có thể. Nếu bạn muốn cái giọng đó im đi, bạn có ba sự lựa chọn để giải quyết các cam kết với bản thân:
1. Giảm tiêu chuẩn về gara của bạn: “Vì tôi có cái gara dở ẹc… nên ai thèm quan tâm cơ chứ?”.
2. Giữ cam kết − lau rửa gara.
3. Ít nhất là đặt việc “dọn rửa gara” vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”. Sau đó khi bạn xem xét lại danh sách này hàng tuần và tìm thấy mục đó, bạn có thể nói với bản thân là: “Không phải tuần này”. Lần sau, khi đi qua gara, bạn sẽ không nghe thấy tiếng nói từ bên trong nữa, ngoài câu: “À, không phải là tuần này”.
Tôi khá trung thực về vấn đề này. Có vẻ như có một phần trong bạn không biết được sự khác biệt giữa một cam kết lau dọn gara và một cam kết mua một công ty. Nếu có, chúng đều chỉ là những cam kết − được thực hiện hay bị xóa bỏ. Nếu bạn đang giữ một cái gì đó trong tâm trí, và nếu bạn không hành động với nó trong thời gian này thì nó sẽ là một thỏa thuận bị phá vỡ.
Sự chuyển hướng hoàn toàn việc quản lý thời gian theo kiểu truyền thống
Phương pháp này khác biệt rõ ràng so với việc quản lý thời gian theo kiểu truyền thống. Hầu hết những mô hình này cho bạn cảm giác rằng, điều bạn tự cam kết sẽ thực hiện không quan trọng thì cũng không quan trọng đến mức phải theo dõi, quản lý hoặc xử lý. Nhưng theo quan điểm của tôi, điều đó không chính xác, ít nhất là dưới dạng phần ít-ý- thức-hơn trong chúng ta hoạt động như thế nào. Nó là cách trí óc chúng ta hoạt động có nhận thức như thế nào để đưa ra các cam kết. Điều đó có nghĩa là nó cần được nắm bắt, xác định rõ và xem xét lại thường xuyên dưới dạng nhận thức đầy đủ để bạn có thể đưa nó trở về chỗ của nó trong lĩnh vực tự quản lý của bạn. Nếu điều đó không xảy ra thì nó sẽ tốn nhiều năng lượng tinh thần hơn là nó xứng đáng được.
Thu thập bao nhiêu là đủ?
Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn nếu thu thập bất cứ cái gì mình chưa từng thu thập. Khi bạn tự nhủ: “Ồ, lần sau, mình cần mua một ít bơ khi đến cửa hàng”, bạn viết vào danh sách mua hàng và cảm thấy tốt hơn. Khi bạn nhớ ra: “Tôi cần phải gọi điện cho ngân hàng hỏi về quỹ ủy thác”, bạn viết nó ra một nơi mà bạn biết là sẽ nhìn thấy nó khi ở bên cạnh điện thoại và cảm thấy ổn hơn. Nhưng sẽ có một sự khác biệt rất lớn khi bạn biết mình có tất cả thứ đó.
Khi nào bạn sẽ biết mình có bao nhiêu thứ còn lại trong đầu để thu thập? Chỉ khi nào không còn gì ở trong đầu bạn. Nếu một phần nào đó trong bạn nhận thức, dù chỉ mơ hồ rằng, bạn không hề có nó một chút nào, bạn không thể thật sự biết được mình đã thu thập được bao nhiêu phần trăm. Làm sao bạn biết được khi không có gì trong đầu? Khi không có việc gì khác xuất hiện như là phương tiện nhắc việc trong đầu.
Điều này không có nghĩa là đầu óc bạn sẽ trống rỗng. Nếu bạn tỉnh táo, trí óc bạn sẽ luôn tập trung vào một cái gì đó. Nhưng nếu nó chỉ tập trung vào một thứ một lúc mà không bị sao nhãng, bạn sẽ ở trong “khu vực” của bạn.
Theo tôi, bạn nên suy nghĩ về sự việc thay vì nghĩ đến nó. Bạn muốn tăng giá trị khi nghĩ về những dự án và con người, chứ không chỉ đơn giản nhắc nhở bản thân là chúng tồn tại. Để thật sự nhận ra vị trí hữu ích đó, bạn cần phải nắm bắt nó toàn bộ. Bạn cần có sự tập trung và thay đổi thói quen để biết cách nhận ra và tải về thậm chí là những cảm kết nhỏ nhất với bản thân khi chúng được tạo ra trong trí óc bạn. Thực hiện tiến trình xử lý đầy đủ như bạn có thể và sau đó phối hợp với hành vi nắm bắt những thông tin mới khi chúng xuất hiện sẽ tạo ra sức mạnh và có hiệu quả.
Khi các mối quan hệ và tổ chức có thói quen thu thập
Điều gì xảy ra nếu những người trong một nhóm − trong một cuộc hôn nhân, một phòng ban, một tập thể, một gia đình, một công ty − có thể được tin là không bỏ sót bất cứ việc gì? Nói một cách thẳng thắn, một khi bạn đạt được điều đó, bạn sẽ khó nghĩ liệu mọi người có đánh rơi bóng nữa không − sẽ có nhiều thứ lớn hơn đòi hỏi sự chú ý của bạn.
Nhưng nếu sự chênh lệch về giao tiếp vẫn là một vấn đề, có khả năng có sự thất vọng và lo lắng về khía cạnh văn hóa. Hầu hết mọi người không có người trông trẻ thường xuyên và có sẵn, mọi thứ có thể biến mất trong hệ thống và sau đó bùng nổ bất cứ lúc nào. Họ không nhận ra là mình đang cảm nhận điều này vì họ ở trong tình trạng này quá thường xuyên đến mức cho rằng nó giống như là một quy luật không đổi (ví dụ như trọng lực). Nó không nhất thiết phải diễn ra như vậy.
Tôi đã nhận ra điều này trong nhiều năm. Khi một ghi chú bị quẳng vào giỏ thông tin của một người nào đó và không được xử lý, hay khi người đó gật đầu: “Vâng, tôi sẽ làm” trong một cuộc nói chuyện nhưng lại không viết ra nó thì tiếng chuông “ừ-ồ” của tôi vang lên. Đây là một hành vi không thể chấp nhận được trong thế giới của tôi. Có nhiều thứ lớn để làm hơn là lo lắng về sự rò rỉ trong hệ thống.
Tôi cần phải tin tưởng rằng, bất cứ yêu cầu hay thông tin liên quan nào mà tôi để trong hộp thư thoại, email, cuộc nói chuyện hay trong một ghi chú sẽ được đưa vào hệ thống của một người khác, sẽ được xử lý, sắp xếp và nhanh chóng sẵn sàng để xem xét như một sự lựa chọn hành động. Nếu như người nhận đang quản lý hộp thư thoại mà không phải là email hay thư giấy, thì tôi cũng chỉ được dùng duy nhất phương tiện mà người đó tin tưởng. Đó là một hành vi không thể chấp nhận được trong bất cứ một tổ chức nào quan tâm đến việc xem xét khả năng xảy ra sự việc với nỗ lực thấp nhất.
Khi thay đổi là cần thiết, các sáng kiến cho sự thay đổi đó phải được tin là sẽ được giải quyết phù hợp. Bất cứ hệ thống còn nguyên vẹn nào rốt cuộc cũng chỉ tốt như là mối liên kết yếu nhất của nó và “gót chân Asin” thường là sự phản ứng chậm chạp của một nhân vật chủ chốt đối với giao tiếp trong hệ thống.
Tôi nhận ra điều này khi quan sát những tổ chức không có giỏ thông tin hoặc giỏ thông tin không tồn tại, đầy tràn và rõ ràng là còn lâu mới được xử lý. Những hệ thống như thế thường phải chịu nhiều sự gián đoạn trầm trọng bởi chúng không tin tưởng vào việc đưa giao tiếp vào hệ thống.
Mọi người thường phàn nàn khi tôi nói, vợ chồng tôi cho các thứ vào giỏ thông tin của nhau ngay cả khi chúng tôi ngồi cách nhau mấy bước chân. Họ cho rằng điều đó có vẻ “lạnh nhạt và máy móc”. Ngoài việc đó là một hành động thể hiện lịch sự, không làm phiền người khác đang làm việc, điều này thật sự nuôi dưỡng sự tự do và ấm cúng giữa chúng tôi, bởi vì những thứ đang được máy móc xử lý trong hệ thống đã thay thế cho sự trói buộc mối quan tâm của chúng tôi vào mối quan hệ.
Thật đáng tiếc, bạn không thể tạo ra luật cho hệ thống cá nhân. Mỗi người phải có một cách riêng khi xử lý công việc của mình. Tuy nhiên, bạn có thể khiến mọi người phải có trách nhiệm đối với kết quả đầu ra và đối với việc theo dõi, quản lý mọi thứ xuất hiện trên con đường của họ. Và bạn có thể cho họ thông tin trong cuốn sách này. Sau đó, ít nhất là họ sẽ không có lý do gì để mọi việc lọt qua khe hở.
Điều này không có nghĩa là mọi người phải làm mọi việc. Tôi hy vọng là mình đã mô tả cách thức liên quan đến thế giới với nền tảng tri thức tương đối mới của chúng ta và nó tạo ra cho mọi người nhiều việc để làm hơn là có thể làm. Vấn đề quan trọng nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho một quá trình thương thuyết lại bền vững với tất cả những người tham gia để họ cảm thấy thoải mái về những việc mình không làm. Đó thật sự là công việc tri thức ở một cấp độ phức tạp hơn. Nhưng, hãy nhớ rằng bạn không thể thương thuyết lại một cam kết với bản thân mà lại không nhớ rằng mình đã cam kết. Và chắc chắn bạn không thể thương thuyết lại các cam kết với người khác nếu bạn không theo dõi.
Khi những nhóm người biểu quyết 100% tiêu chuẩn thu thập thông tin, họ có một con tàu căng buồm ra khơi. Điều đó không có nghĩa là họ đang lái con tàu đi đúng hướng hay đang ở trên một con tàu phù hợp, mà chỉ có nghĩa là con tàu đó đang đi theo hướng mà nó đang chuyển động, là điều nó đang làm với hiệu quả năng lượng cao nhất có thể.